香港電腦學會:引入「流程機械人」優化成本

2019年12月05日 00:06
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傳統公司管理層如需考慮降低成本,往往會先削減IT的開支。然而,在現代商業世界,富有遠見的管理層會考慮成本優化(Cost optimization)。
成本優化是透過持續的過程獲得最佳成本,而不影響或減少服務範疇,並確保維持客戶滿意程度;關鍵是如何在保持甚至提高企業競爭力的同時,能夠降低成本。其中一個方法,就是使用科技如「流程機械人」(Robotic Process Automation,簡稱RPA)。
「流程機械人」是使用軟件程式,應付日常工作,優點是能更有效率,減少錯誤,而且毋須支付薪酬和福利。如財務會計的作業流程,從日記帳分錄紀錄到調整總帳科目等,這些流程都適用於「流程機械人」。據調查,企業內部的日常工作,一個「流程機械人」的成本,僅屬一般員工三分一。
該軟件程式可減少人力需求,提供近於零失誤率的品質,24 X 7全天候運行,以及提供15至90%的降低成本的機會;在簡單的使用案例中非常有效。例如表單驗證、表單填寫、重複性工作、流程自動化、製作對時間敏感度高的報告、簡單的請求管理等,能以合理成本滿足業務需求。
「流程機械人」的應用範疇,可說是用於公司運作方面,如在銷售流程,客戶可透過電子郵件下單,企業員工輸入資料,直接送到企業系統進行生產、送貨。而財務會計更可在每月結帳時,自動產出客戶帳單,並電郵給客戶。在金融業方面,如銀行業務,前中後台的業務流程,包含開戶審核、授信與徵審,以及客戶服務等都可處理。保險業方面,核保理賠的流程,包括建議書產出、核保規則判定、自動理賠及理賠欺詐偵測等,都可以用「流程機械人」完成。
就算在金融風險管理上,以反洗錢為例,「流程機械人」能自動掃描制裁及媒體名單,並將客戶風險自動分級,並發出管理報告等。
未來還可以通過增加人工智能(AI),來增強流程機械人的功能,以便解決更複雜的業務流程。為使流程機械人項目成功運作,需要考慮八個方面,包括確立企業自動化路線圖、迅速採取短期措施、盡早讓IT團隊參與,從而最大化提高業務成效、建立一個結集IT和業務的流程機械人聯合團隊、獲取外部專家協助從而建立內部流程機械人技術、為流程機械人構建商業理據、傳達流程機械人對企業的作用,以及具體化整個機械人部署的周期。
辛建國
香港房屋協會資訊科技主管及香港電腦學會iLEAP計劃執行委員會成員
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