打工仔必學！MS Word高效率7招

唔知幾時開始，枱頭舖滿紙張、文件堆積如山就代表「勤力」，但其實做人做事最重要係「Work Smart」，例如用於寫報告、交功課的MS Word，有人用得慢，有人用得快，當中分別就是後者掌握秘訣。今次就為大家披露「Word Smart」七式，等大家文書處理時更見效率！

簡易複製格式

Word的字型、粗幼、顏色都可更改，製作一次格式後，若想在另外一些地方套用相同格式，其實毋須逐個選項套用，用「複製格式」就得。用之前先選擇格式來源文字，之後按「常用」列內的「複製格式」（Ctrl + Shift + C），看見刷子圖案後再貼到想套用的文字上（或Ctrl + Shift + V），就能把格式套用到這些文字上。

極速設定行距

打段落文字常常會用到不同行距，除可進入「行距選項」調校，用快捷鍵其實仲方便。選擇要變更行距的段落，之後按「Ctrl+1」即可套用單行行距，按「Ctrl+2」變雙倍行距，按「Ctrl+5」則變1.5行距。另外，在Word內若中途變更字體或大小，行距也會跟着一同放大。要解決可進入「段落設定」，在「段落」對話框中取消勾選「文件格線被設定時，貼齊格線」選項，之後就算如何更改格式，行距也不會改變。

圖片取代文字

「取代」功能相信好多Word老手都識用，輸入目標及取代文字，便可一次過更過文字，的確方便。然而，原來除了文字，還可用圖片取代。先把取代用的圖片複製起來，之後進入「尋找及取代」版面，在「取代為」欄目內輸入「^c」，再按「全部取代」，這樣便可以圖片取代指定文字，大幅節省日後逐幅圖片插入的時間。

飛走網頁格式

打報告少不免從網頁直接套用資料，只不過複製網頁文字到Word內，往往會連相關格式也一同複製，之後又要花費時間更改。要解決很簡單，只要在貼上時在「貼上選項」，揀選「只保留文字」，之後貼上的便是未格式化的文字。相反，若想保留格式，揀選「保留來源格式設定」即可。

熱鍵改大小寫

打英文大小轉換是一大麻煩，有時要全部大寫，有時則只要字首大寫，令打字浪費不少時間。幸好，Word內有個隱藏功能幫到我們快速切換大小寫。以「word smart」為例，按「Shift + F3」 就可以做到三種大細變化，分別是「Word Smart」、「WORD SMART」及「word smart」。有了這個方法，以後全選文章再套用，就可以同時修改全部英文單字了。

更改檔案類型

打完文件自然要Save，從《Office 2007》開始，Word增加了docx格式。但為了兼容舊系統，不少人都習慣把文件儲存為較舊的doc檔案。唔想每次都手動更改格式，可進入「檔案」列的「選項」，再跳到「儲存」欄目內，在「以此格式儲存檔案」選擇預設格式，例如「*.doc」，之後Word便會自動把文件儲存為doc類型。

字型一拼帶走

部分人喜歡為文字套上特殊字型，若其他電腦沒有安裝相關字型，開出來時就會走樣兼變形。這時我們可以在「儲存」版面內，勾選「在檔案內嵌字型」，便可把字型一拼帶走，讓別人看到一致的效果。若不想浪費太多空間的話，可連「只嵌入文件中使用的字元」一併勾選，將檔案大小進一步縮小。